Gestion administrative et budgétaire

Une bonne gestion budgétaire permet : 

  • De fournir aux administrateurs des informations permettant de mettre en adéquation la politique de l’association et les moyens financiers qu’elle possède ;
  • De suivre les évolutions des dépenses et des ressources en cours d’exercice ;
  • De rendre des comptes aux adhérents et aux partenaires ;
  • De justifier de l’utilisation des fonds aux financeurs et de la légalité de leur utilisation aux organismes disposant d’un pouvoir de contrôle (Urssaf, impôts, …).

Le trésorier est celui qui tient la comptabilité au sein de l’association.

Il aura pour missions de :

  • Analyser l’état de l’association à un temps donné et faire le point sur les coûts engagés et les recettes reçues ;
  • Contrôler les éléments qui entrent et qui sortent de l’association et également les écarts entre les prévisions et les réalisations ;
  • Prévoir les activités de l’association, en estimant les charges et en envisageant les ressources possibles ;
  • Orienter les activités en fonction de ces analyses.

Pour réaliser ses missions, le trésorier utilise des outils de comptabilité. 

 
Analyser l’état de l’association : 

Le bilan : il est la photographie de la situation du patrimoine de l’association à un temps donné. Il est représenté par un tableau à 2 colonnes avec d’un côté l’actif et l’autre le passif.

  • L’actif : regroupe l’ensemble des biens que possède l’association (les biens mobiliers, immobiliers, les stocks et les créances). Il caractérise ce à quoi servent les ressources.
  • Le passif : regroupe toutes les dettes qu’a l’association (les capitaux propres, les emprunts et les dettes). Il caractérise l’origine des ressources.

Le bilan est un document comptable obligatoire à réaliser pour une association qui reçoit plus de 23 000 euros de subventions.

Le compte de résultat : il est la synthèse des opérations qui ont été réalisées sur une année. Il fournit plus de détails sur la gestion des charges et des recettes.  Il se présente sous la forme de tableau à 2 colonnes avec d’un côté les charges et de l’autre les produits. Chaque association s’organise comme elle le souhaite mais il est généralement établi en fin d’année.

  • Les charges : reflètent l’ensemble des dépenses de l’association durant un exercice
  • Les produits : reflètent l’ensemble des ressources/recettes de l’association

Lorsque les charges sont supérieures aux produits, l’exercice est déficitaire (résultat négatif). Cela signifie que l’association a eu plus de dépenses que ce qu’elle n’avait en ressources.

A l’inverse, lorsque les produits sont supérieurs aux charges, l’exercice annuelle a été excédentaire (résultat positif). Cela signifie que l’association a des ressources supérieures en mesure de couvrir toutes ses charges.

Le compte de résultat doit être obligatoirement établi lorsque l’association reçoit une subvention.

Il est important de préciser que toute association ayant reçu une subvention annuelle de plus de 153 000€ de l’Etat, collectivités locales et établissements publics est tenue de nommer un commissaire aux comptes pour procéder à la vérification des comptes.

 
Contrôler les mouvements financiers de l’association :

Le suivi de trésorerie : il s’agit d’un registre dans lequel est inscrit chronologiquement toutes les opérations d’entrées (dépenses) et de sorties (ressources). La synthèse de toutes ces opérations va aider à la réalisation du compte de résultat.

C’est un outil de gestion indispensable car il permettra d’anticiper et de suivre dans les temps les dépenses et les ressources.

Il permet donc de s’assurer que les ressources disponibles sont suffisantes pour faire face aux besoins de l’association.

Cet outil prend la forme d’un tableau dans lequel est renseigné le numéro de la pièce, la date de réception, le libellée de la pièce, le type de règlement et le montant.

 
Prévoir les activités et projets de l’association :

Le budget prévisionnel : permet d’anticiper le budget de l’association sur une période donnée. Il prévoit les dépenses nécessaires à la réalisation des projets et actions envisagées par l’association. Il anticipe les ressources couvrant les dépenses. Il a la même forme que les compte de résultat.

Il permet d’analyser et de mesurer la capacité financière de l’association à engager une action, d’identifier différentes pistes de financement adaptées et d’ajuster si besoin l’action ou la recherche de financements.

Fichier des outils comptables

Pour mener à bien ses missions, le trésorier a les commandements suivants :   

  • La comptabilité tu tiendras (factures, dépenses et recettes quotidiennes)
  • Le budget prévisionnel, tu élaboreras
  • La trésorerie tu suivras